Constitution et règlements

Constitution

étant les Statuts généraux de
CONSEIL INTERNATIONAL D’ÉTUDES CANADIENNES
CONSEIL INTERNATIONAL D’ÉTUDES CANADIENNES
(ci-après dénommée « la société »)

SCEAU D’ENTREPRISE

1. Le sceau, dont l’empreinte est estampillée dans la marge des présentes, sera le sceau de la société. (sceau)

CONDITIONS D’ADHÉSION

2. L’adhésion à la société est limitée aux associations intéressées par la promotion des objectifs de la société.
3. Il y a deux catégories de membres de la société :
   1. Membres à part entière
      1. Les membres à part entière sont toutes les associations nationales ou multinationales de chercheuses ou chercheurs en études canadiennes dont la demande d’admission en tant que membre a été approuvée par le conseil d’administration de la Société.
      2. Les membres à part entière ont le droit d’assister et de participer à toutes les réunions des membres de la société et chaque membre à part entière a droit à une voix lors de ces réunions.
   2. Membres associés
      1. Les membres associés sont des instituts de recherche, des centres ou des organismes sans but lucratif, publics ou privés, qui s’occupent d’études canadiennes et dont la demande d’admission en tant que membre associé a été approuvée par le conseil d’administration de la Société.
      2. Les membres associés peuvent assister et participer à toutes les réunions des membres de la Société, mais les membres associés n’ont pas le droit de vote à ces réunions.
4. Le conseil d’administration peut, de temps à autre, fixer et modifier les taux des cotisations payables à l’inscription en tant que membre de la Société et les cotisations annuelles payables par ce membre.
5. Les cotisations dues par les membres de la société sont payables à la date d’admission à la société et, par la suite, au plus tard à la date de renouvellement de l’adhésion de chaque année civile, comme le fixe le conseil d’administration de temps à autre.
6. Les membres sont informés par écrit du montant des cotisations qu’ils doivent verser à tout moment. Si un membre ne paie pas ses frais d’adhésion dans les six mois civils suivant la date de renouvellement de l’adhésion, l’adhésion du membre à la Corporation peut être annulée par un avis écrit de la Corporation.
7. Tout membre peut se retirer de la société en remettant à la société une démission écrite et en déposant une copie de celle-ci auprès du secrétaire de la société.
8. La démission de tout membre peut être exigée par un vote des trois quarts (3/4) des membres votants présents à une réunion annuelle, à condition que ce membre ait la possibilité d’être entendu lors de cette réunion.

SIÈGE SOCIAL

9. Le siège social de la Société est situé dans la ville d’Ottawa, dans la province de l’Ontario.
10. La Société peut établir d’autres centres ailleurs au Canada, comme le conseil d’administration le juge opportun par résolution.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

11. Les biens et les affaires de la société sont gérés par un conseil d’administration dont la majorité constitue un quorum. Le conseil d’administration est composé d’une représentante ou d’un représentant désigné par chaque membre effectif ainsi que de la présidente ou du président de la Corporation. Les administrateurs doivent être des personnes physiques, âgées de 18 ans ou plus, ayant le pouvoir légal de contracter.
12. Les demandeurs de constitution en société deviennent les premiers administrateurs de la société, dont le mandat au conseil d’administration se poursuit jusqu’à l’élection de leurs successeurs.
13. Lors de la première réunion des membres après la constitution en société, le conseil d’administration alors nommé remplacera les administrateurs provisoires nommés dans les lettres patentes de la société.
14. Chaque membre à part entière désigne une représentante ou un représentant pour agir en tant qu’administrateur de la Société, pour un mandat d’un (1) an. Chaque membre effectif communique immédiatement par écrit à la Société le nom et les coordonnées de la personne qu’il a nommée au conseil d’administration. Chaque membre effectif détermine si sa représentante ou son représentant au conseil d’administration est éligible pour un mandat de plus d’un (1) an. Chaque administrateur représentant d’un membre effectif doit être résidente ou résident de la nation ou de la région multinationale qu’il représente.
15. Le poste de directrice ou directeur est automatiquement vacant :
    1. si une administratrice ou un administrateur démissionne de son poste en remettant une démission écrite au secrétaire de la société.
    2. si la directrice ou le directeur est reconnu par un tribunal comme n’étant pas sain d’esprit.
    3. si l’administratrice ou l’administrateur est en faillite, en cessation de paiement ou en concordat avec ses créanciers.
    4. sur la mort.
    5. si le membre qui a nommé l’administratrice ou administrateur remet à la Société un avis indiquant qu’il ne veut plus agir à ce titre.

Toutefois, si un poste devient vacant pour l’une ou l’autre des raisons mentionnées dans le présent paragraphe, le membre qui a nommé cette administratrice ou cet administrateur doit combler le poste vacant avec une personne qualifiée, conformément à la Loi sur les corporations canadiennes et aux règlements de la Société.

1. Les réunions du conseil d’administration peuvent se tenir à tout moment et en tout lieu déterminés par la présidente/le président ou le comité exécutif, à condition qu’un préavis écrit de deux (2) mois soit donné à chaque administratrice ou administrateur. Il y a au moins une (1) réunion par an du conseil d’administration. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration ou à une réunion ajournée du conseil d’administration de la société n’invalidera cette réunion ni ne rendra nulles les délibérations qui y ont été prises et toute administratrice ou tout administrateur peut à tout moment renoncer à l’avis de convocation à une telle réunion et peut ratifier, approuver et confirmer toutes les délibérations qui y ont été prises.
2. Chaque administratrice ou administrateur est autorisé à exercer un (1) vote. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix exprimées.
3. La présidente sortante/le président sortant, la présidente élu/le président élu et les administrateurs At-Large (tels que définis ci-dessous) ont le droit de participer aux réunions du conseil d’administration, d’y être convoqués mais de ne pas y voter.
4. Les administratrices ou administrateurs de la société peuvent se réunir par téléconférence ou par d’autres moyens électroniques qui permettent à chaque administratrice ou administrateur de communiquer adéquatement entre eux, à condition que :
   1. soit la majorité des administratrices ou administrateurs consentent à la tenue de réunions par téléconférence ou par voie électronique, soit les réunions par téléconférence ou par voie électronique ont été approuvées par une résolution adoptée par les administratrices ou administrateurs lors d’une réunion des administratrices ou administrateurs de la société ;
   2. si la réunion se déroule par d’autres moyens électroniques, les administratrices ou administrateurs de la société ont adopté une résolution portant sur les mécanismes de la tenue d’une telle réunion et traitant spécifiquement de la façon dont les questions de sécurité doivent être traitées, de la procédure d’établissement du quorum et de l’enregistrement des votes ; et
   3. chaque administratrice ou administrateur a un accès égal aux moyens de communication spécifiques à utiliser.

17. Les administratrices ou administrateurs exercent leurs fonctions à ce titre sans être rémunérés et aucun d’entre eux ne peut recevoir, directement ou indirectement, un quelconque bénéfice de sa position à ce titre ; toutefois, une administratrice ou administrateur peut se faire rembourser les dépenses raisonnables qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions. Aucune disposition des présentes ne doit être interprétée comme empêchant une administratrice ou un administrateur de servir la société en tant que dirigeant ou à tout autre titre et de recevoir une rémunération à ce titre.
18. Une administratrice ou un administrateur qui démissionne de son poste en remettant une démission écrite au secrétaire de la société cesse d’être une administratrice ou administrateur à la date précisée dans la démission écrite ou, si aucune date n’a été précisée, cette administratrice sortante ou cet administrateur sortant reste en fonction jusqu’à la dissolution ou l’ajournement de la réunion au cours de laquelle la démission est acceptée et le successeur de l’administratrice ou de l’administrateur est élu.

INDEMNITIES TO DIRECTORS AND OTHERS

19. Toute administratrice/tout administrateur ou dirigeante/dirigeant de la Société ou toute autre personne qui a assumé ou est sur le point d’assumer une quelconque responsabilité au nom de la Société ou de toute société contrôlée par elle, ainsi que leurs héritières/héritiers, exécutrices/exécutifs et administratrices/administrateurs, et leurs biens et effets, respectivement, seront de temps à autre et en tout temps, indemnisés et dégagés de toute responsabilité sur les fonds de la Société.
    1. tous les coûts, frais et dépenses que cette administratrice/cet administrateur, cette dirigeante/ce dirigeant ou cette autre personne subit ou engage dans le cadre d’une action, d’une poursuite ou d’une procédure intentée contre lui ou elle, ou en raison d’un acte, d’une action, d’une question ou d’une chose quelconque qu’il ou elle a fait ou permis dans l’exercice de ses fonctions ou en raison d’une telle responsabilité.
    2. tous les autres coûts, charges et dépenses que cette administratrice/cet administrateur, cette dirigeante/ce dirigeant ou cette autre personne subit ou encourt dans le cadre ou à propos des affaires de la société, à l’exception des coûts, charges ou dépenses occasionnés par sa propre négligence ou son manquement volontaire.

COMITÉ EXÉCUTIF

20. Il existe un comité exécutif composé de la présidente/du président, de la présidente élu/du président élu ou de la présidente sortante/du président sortant, et de deux administratrices/administrateurs (les « administrateurs At-Large »). Les administratrices/administrateurs At-Large sont élus tous les deux ans au comité exécutif par le conseil d’administration. Les administratrices/administrateurs du conseil d’administration actuel et les anciennes administratrices/anciens administrateurs qui ont siégé au conseil d’administration au cours des quatre années précédentes peuvent être élus en tant qu’administratrices/administrateurs extraordinaires. La présidente sortante/le président sortant siège au comité exécutif pendant un an après la fin de sa présidence. La présidente élue/le président élu siège au comité exécutif pendant un an avant d’accéder à la présidence. Aucune personne ne peut siéger au comité exécutif pendant plus de quatre années consécutives. Le comité exécutif exerce, entre les réunions annuelles des administratrices/administrateurs, tous les pouvoirs du conseil d’administration de la société, sauf disposition contraire de la loi ou du présent règlement. Tout membre du comité exécutif peut être révoqué par un vote majoritaire du conseil d’administration. Les membres du comité exécutif ne reçoivent aucune rémunération pour leur fonction, mais ont droit au remboursement des dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leur fonction.
21. Dès leur élection au comité exécutif par le conseil d’administration, les administratrices/administrateurs At-Large démissionneront immédiatement de leur poste d’administratrice/administrateur de la société et les membres de plein droit qui ont nommé chacun des administratrices/administrateurs At-Large auront le droit de nommer une administratrice/un administrateur remplaçant pour le reste du mandat.
22. Le comité exécutif fixe, de temps à autre, une rémunération raisonnable pour tous les agents et employés de la Société.
23. Les réunions du comité exécutif se tiennent à tout moment et en tout lieu déterminés par la présidente/le président, à condition qu’un préavis écrit d’un (1) mois soit donné à chaque membre du comité. Trois (3) membres de ce comité constituent un quorum. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation à une réunion du comité exécutif ou à une réunion ajournée du comité exécutif de la Société n’invalidera cette réunion ni ne rendra nulles les délibérations qui y ont été prises et tout membre de ce comité peut à tout moment renoncer à l’avis de convocation à une telle réunion et peut ratifier, approuver et confirmer toutes les délibérations qui y ont été prises.

POUVOIRS DES ADMINISTRATRICES/ADMINISTRATEURS

24. Les administratrices/administrateurs de la Société supervisent l’administration par le comité exécutif des affaires de la Société en toutes choses et passent ou font passer pour la Société, en son nom, tout type de contrat que la Société peut légalement conclure et, sous réserve des dispositions ci-après, exercent généralement tous les autres pouvoirs et accomplissent tous les autres actes et choses que la Société est autorisée à exercer et à faire en vertu de sa charte ou autrement.
25. Le conseil d’administration peut nommer, ou déléguer au comité exécutif, un ou plusieurs dirigeants de la société le droit de nommer, les agentes/agents et engager les employéesemployés qu’il juge nécessaires de temps à autre, et ces personnes auront l’autorité et rempliront les fonctions prescrites par le conseil d’administration de temps à autre.
26. Les administratrices/administrateurs ont le pouvoir d’autoriser les dépenses au nom de la société de temps à autre et peuvent déléguer par résolution à un ou plusieurs dirigeants de la société le droit de verser des salaires aux employeées/employés. Les administratrices/administrateurs ont le pouvoir de conclure un accord fiduciaire avec une société fiduciaire dans le but de créer un fonds fiduciaire dans lequel le capital et les intérêts peuvent être mis à disposition au profit de la promotion des intérêts de la Société, conformément aux conditions que le conseil d’administration peut prescrire.
27. Le conseil d’administration prend les mesures qu’il juge nécessaires pour permettre à la société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, des dons, des subventions, des règlements, des dotations et des donations de toute nature dans le but de promouvoir les objectifs de la société.
28. Le conseil d’administration de la société peut de temps à autre :
    1. emprunter de l’argent sur le crédit de la société.
    2. limiter ou augmenter le montant à emprunter.
    3. émettre des débentures ou d’autres titres de la société.
    4. mettre en gage ou vendre ces obligations ou autres titres pour les sommes et aux prix jugés opportuns.
    5. garantir ces débentures ou autres titres, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la Société, par une hypothèque, une charge ou un nantissement de tout ou partie des biens réels et personnels, meubles et immeubles, de la Société, qu’elle possède actuellement ou qu’elle a acquis par la suite, ainsi que de l’entreprise et des droits de la Société.
29. Le conseil d’administration peut, de temps à autre, déléguer à un ou plusieurs administratrices/administrateurs ou dirigeantes/dirigeants ou au comité exécutif désignés par le conseil d’administration tout ou partie des pouvoirs conférés au conseil d’administration par le présent règlement, dans la mesure et de la manière déterminées par le conseil d’administration au moment de chaque délégation.

OFFICIERS

30. Les dirigeantes/dirigeants de la Société sont la présidente/le président, la présidente sortante/le président sortant, la présidente élue/le président élu, la/le secrétaire et la trésorière/le trésorier et tout autre dirigeante/dirigeant que le conseil d’administration peut déterminer par règlement. Les fonctions de secrétaire et de trésorière/trésorier doivent être exercées par des personnes différentes. Les fonctions de secrétaire et de trésorière/trésorier sont assumées par les administratrices/administrateurs At-Large du comité exécutif. Les dirigeantes/dirigeants ne doivent pas nécessairement être des administratrices/administrateurs.
31. Le président est élu lors d’une réunion annuelle des administrateurs pour un mandat de deux (2) ans. Le président ne peut pas occuper simultanément la fonction de président d’une association membre de la Corporation.
32. Tous les dirigeantes/dirigeants de la Société, à l’exception de la présidente sortante/du président sortant et de la présidente élue/du président élu, restent en fonction pendant deux (2) ans à compter de la date de leur élection par le conseil ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient nommés à leur place. En outre, la/le secrétaire et la trésorière/le trésorier peuvent être nommés pour un second mandat de deux ans. Les dirigeantes/dirigeants peuvent être destitués en tout temps par une résolution des administratrices/administrateurs.
33. La présidente élu/le président élu reste en fonction pendant un (1) an à compter de la date de son élection par le conseil d’administration. L’élection de la présidente élue/le président élu a lieu lors de la réunion annuelle du conseil d’administration, un an avant la fin du mandat de la présidente/du président en exercice. La présidente élu/le président élu assume la fonction de président à la fin du mandat de la présidente/du président en exercice. La présidente sortante/le président sortant reste en fonction pendant un (1) an à compter de la date à laquelle il termine son mandat de présidente/président.
34. La présidente/le président mettra en place un comité de nomination quatre mois avant la réunion annuelle du conseil d’administration au cours de laquelle les administratrices/administrateurs éliront une nouvelle présidente/un nouveau président et les administratrices/administrateurs At-Large. La commission de nomination est présidée par la présidente sortante/le président sortant ou la présidente élue/le président élu et comprend trois anciens membres du comité exécutif. Le comité de nomination lancera un appel à candidatures auprès des administratrices/administrateurs et établira une liste de candidates/candidats pour les postes de présidente/présidente et de directrices/directeurs At-Large avant la réunion du conseil au cours de laquelle l’élection doit avoir lieu. La commission de nomination veillera à ce que la liste des candidates/candidats comprenne au moins deux candidats pour les postes de présidente/président et de chaque directrice/directeur At-Large. Le comité de nomination rassemblera les informations pertinentes concernant les candidates/candidats et transmettra ces informations à la secrétaire/au secrétaire de la société au moins deux semaines avant la réunion annuelle du conseil d’administration afin de permettre à la secrétaire/au secrétaire de distribuer ces informations aux administratrices/administrateurs.

DEVOIRS DES AGENTS

35. La présidente/le président est la principale dirigeante/le principal dirigeant de la Société. La présidente/le président préside toutes les réunions de la société et du conseil d’administration. La présidente/le président assure la gestion générale et active des affaires de la Corporation. La présidente/le président veille à ce que tous les ordres et résolutions du conseil d’administration soient mis en œuvre.
36. En cas d’absence ou d’incapacité de la présidente/du président, la présidente sortante/le président sortant remplit les fonctions et exerce les pouvoirs de la présidente/du président et s’acquitte des autres fonctions qui lui sont déléguées de temps à autre par la présidente/le président.
37. La présidente élue/le président élu remplit les fonctions qui lui sont déléguées de temps à autre par la présidente/le président.
38. La trésorière/le trésorier est responsable de la gestion des fonds et des titres de la société. La trésorière/le trésorier veillera à ce que des comptes complets et exacts de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la Société soient conservés dans les livres de la Société et ordonnera le dépôt de tous les fonds, titres et autres effets de valeur au nom et au crédit de la Société dans une banque à charte, une société de fiducie, une coopérative de crédit ou une caisse populaire ou, dans le cas de titres, chez un courtier en valeurs mobilières enregistré, tel que désigné de temps à autre par le conseil d’administration. La trésorière/le trésorier autorisera le décaissement des fonds de la Société selon les directives de l’autorité compétente et veillera à ce que des pièces justificatives appropriées soient établies pour ces décaissements, et rendra à la présidente/au président et aux administratrices/administrateurs, lors des réunions ordinaires du conseil d’administration ou chaque fois qu’ils l’exigeront, un compte rendu de toutes les transactions et un état de la situation financière de la Société. La trésorière/le trésorier s’acquitte également de toute autre tâche que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre.
39. La/le secrétaire est chargé de veiller à ce que les règlements de la Société soient maintenus et modifiés au besoin, et elle/il certifie les documents émis par la Société. La/le secrétaire supervise l’organisation de l’assemblée générale annuelle des membres de la société. La/le secrétaire est le gardien du sceau de la société.
40. Les fonctions de tous les autres dirigeants de la société sont celles que prévoient les conditions de leur engagement ou que le conseil d’administration exige d’eux.

DIRECTRICE EXÉCUTIVE/DIRECTEUR EXÉCUTIF

41. Le conseil d’administration peut, de temps à autre, nommer une directrice exécutive/un directeur exécutif qui assistera à toutes les réunions du conseil mais n’aura pas le droit de vote à ces réunions, et qui sera d’office un membre sans droit de vote du comité exécutif et d’autres comités établis de temps à autre par le conseil d’administration.
42. Le conseil d’administration peut autoriser la directrice exécutive/le directeur exécutif, nommé conformément à l’article 41, à gérer les affaires courantes de la société, à agir en son nom et à être indemnisé conformément à l’article 19. La directrice exécutive/le directeur exécutif agit en tant que conseillère/conseiller auprès du comité exécutif et du conseil d’administration. La directrice exécutive/le directeur exécutif est responsable de la gestion efficace et efficiente de la société, de ses activités quotidiennes et de la réalisation de la mission et des objectifs de la société.

L’EXÉCUTION DES DOCUMENTS

43. Les contrats, les documents ou tout autre instrument écrit nécessitant la signature de la Société sont signés par la directrice générale/le directeur général, avec l’approbation du comité exécutif, et tous les contrats, documents et instruments écrits ainsi signés lient la Société sans autre autorisation ou formalité. Les administratrices/administrateurs ont le pouvoir, de temps à autre, par résolution, de nommer un ou plusieurs dirigeantes/dirigeants au nom de la Société pour signer des contrats, des documents et des instruments écrits spécifiques. Les administratrices/administrateurs peuvent donner une procuration de la société à tout courtier en valeurs mobilières enregistré aux fins du transfert et de la négociation des actions, obligations et autres valeurs de la société. Le sceau de la société, lorsque cela est nécessaire, peut être apposé sur les contrats, les documents et les instruments écrits signés comme indiqué ci-dessus ou par un ou plusieurs dirigeantes/dirigeants nommés par une résolution du conseil d’administration.

RÉUNIONS

44. L’assemblée annuelle ou toute autre assemblée des membres se tient normalement au Canada ou à l’endroit que le conseil d’administration détermine et aux jours qu’il fixe.
45. Lors de chaque réunion annuelle des membres, en plus de toute autre question pouvant être traitée, le rapport du comité exécutif, les états financiers et le rapport des vérificateurs sont présentés et les vérificateurs sont nommés pour l’année suivante. Les membres peuvent examiner et traiter toute question, spéciale ou générale, lors de toute réunion des membres. Le conseil d’administration ou la présidente/le président a le pouvoir de convoquer, à tout moment, une assemblée générale des membres de la Société. Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres sur demande écrite des membres détenant au moins 20 % des droits de vote. Le quorum est constitué par la majorité des membres votants présents en personne à une réunion.
46. Un préavis écrit de six (6) mois doit être donné à chaque membre votant pour toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres. L’avis de convocation à une réunion au cours de laquelle des affaires spéciales seront traitées doit contenir suffisamment d’informations pour permettre au membre de se faire une opinion raisonnée sur la décision à prendre. La convocation à chaque assemblée des membres doit rappeler au membre qu’il a le droit de voter par procuration.
47. Chaque membre votant présent à une réunion a le droit d’exercer une voix. Une/un membre peut, au moyen d’une procuration écrite, désigner un mandataire pour assister et agir lors d’une assemblée des membres, de la manière et dans la mesure autorisées par la procuration. Une/un mandataire doit être membre de la société.
48. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation à une assemblée annuelle, spéciale ou générale ou à une assemblée ajournée, qu’elle soit annuelle, spéciale ou générale, des membres de la Société n’invalidera cette assemblée ni ne rendra nulles les délibérations qui y ont été prises et toute/tout membre peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation à une telle assemblée et peut ratifier, approuver et confirmer une ou toutes les délibérations qui y ont été prises. Aux fins de l’envoi d’un avis à une/un membre, une administratrice/administrateur ou une dirigeante/un dirigeant pour une réunion ou autre, l’adresse du membre, de l’administratrice/administrateur ou de la dirigeante/du dirigeant est la dernière adresse du membre, de l’administratrice/administrateur ou de la dirigeante/du dirigeant inscrite dans les livres de la société.

PROCÈS-VER PROCÈS-VER PROCÈS-VER PROCÈS-VER DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DU COMITÉ EXÉCUTIF

49. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et du comité exécutif ne sont pas mis à la disposition des membres de la société mais sont à la disposition du conseil d’administration. En outre, une copie des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration est envoyée à chaque membre du conseil d’administration.

VOTE DES MEMBRES

50. Lors de toutes les réunions des membres de la société, chaque question et chaque résolution sont déterminées par la majorité des votes exprimés lors de la réunion, sauf disposition contraire de la loi ou du présent règlement.

ANNÉE FINANCIÈRE

51. À moins que le conseil d’administration n’en décide autrement, l’exercice financier de la Société se termine le 31 mars.

COMITÉS

52. Le conseil d’administration peut nommer des commissions dont les membres exerceront leurs fonctions selon la volonté du conseil d’administration.

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

53. Les règlements de la Société qui ne sont pas incorporés dans les lettres patentes peuvent être abrogés ou modifiés par un règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du conseil d’administration et sanctionné par un vote affirmatif d’au moins deux tiers (2/3) des membres lors d’une réunion dûment convoquée dans le but d’examiner ledit règlement, à condition que l’abrogation ou la modification de ces règlements ne soit pas appliquée ou mise en œuvre avant l’obtention de l’approbation du ministre de l’Industrie.

AUDITEURS

54. À chaque assemblée annuelle, les membres nomment une vérificatrice/un vérificateur chargé de vérifier les comptes de la Société et de faire rapport aux membres à l’assemblée annuelle suivante. Le vérificateur reste en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, étant entendu que les administratrices/administrateurs peuvent combler toute vacance fortuite au poste de vérificatrice/vérificateur. La rémunération des commissaires aux comptes est fixée par le conseil d’administration.

LIVRES ET REGISTRES

55. Les administratrices/administrateurs veillent à ce que tous les livres et registres nécessaires de la société exigés par les règlements de la société ou par tout statut ou loi applicable soient régulièrement et correctement tenus.

RÈGLES ET RÈGLEMENTS

56. Le conseil d’administration peut prescrire des règles et des règlements qui ne sont pas incompatibles avec les présents règlements et qui ont trait à la gestion et au fonctionnement de la Société, selon ce qu’il juge opportun, à condition que ces règles et règlements n’aient de force et d’effet que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres de la Société, au cours de laquelle ils seront confirmés, et qu’à défaut de confirmation lors de cette assemblée annuelle des membres, ils cessent d’avoir de la force et de l’effet.
57. Les langues officielles de la Corporation sont le français et l’anglais. Lors de l’interprétation d’un règlement, les versions anglaise et française font également foi.

INTERPRÉTATION

55. Dans le présent règlement et dans tous les autres règlements de la Société adoptés par la suite, à moins que le contexte ne l’exige autrement, les mots au singulier ou au masculin comprennent le pluriel ou le féminin, selon le cas, et vice versa, et la référence aux personnes comprend les entreprises et les sociétés.

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APPROUVÉ PAR LE MINISTRE DE LA CONSOMMATION ET DES AFFAIRES COMMERCIALES DU CANADA LE 12E JOUR DE SEPTEMBRE 1989, CONFORMÉMENT À LA LOI SUR LES SOCIÉTÉS DU CANADA.

MODIFICATIONS APPROUVÉES PAR LE MINISTRE DE LA CONSOMMATION ET DES AFFAIRES COMMERCIALES DU CANADA LE 23E JOUR DE MAI 1991, CONFORMÉMENT À LA LOI SUR LES SOCIÉTÉS DU CANADA.

MODIFICATIONS APPROUVÉES PAR LE MINISTRE DE LA CONSOMMATION ET DES AFFAIRES COMMERCIALES DU CANADA LE 17E JOUR DE JUILLET 1992, CONFORMÉMENT À LA LOI SUR LES SOCIÉTÉS DU CANADA.

MODIFICATIONS APPROUVÉES PAR LE MINISTRE DE LA CONSOMMATION ET DES AFFAIRES COMMERCIALES DU CANADA LE 21E JOUR DE JUILLET 1994, CONFORMÉMENT À LA LOI SUR LES SOCIÉTÉS DU CANADA.

MODIFICATIONS APPROUVÉES PAR LE MINISTRE DE L’INDUSTRIE, CANADA, LE 30E JOUR DE SEPTEMBRE 2003, CONFORMÉMENT À LA LOI SUR LES SOCIÉTÉS CANADIENNES.

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RÈGLEMENT #1

MEMBRES TITULAIRES – CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

1. Toute organisation nationale ou multinationale d’études canadiennes peut soumettre une demande d’adhésion au Conseil international d’études canadiennes.
2. Les demandes d’adhésion seront normalement traitées sur une base annuelle lors de la réunion annuelle du Conseil exécutif. Le Secrétariat de la CIEC doit recevoir ces demandes au moins six mois avant la date de ladite réunion.
3. Les dossiers de demande d’adhésion doivent comprendre les informations suivantes :

1. le nom de l’organisation.
2. buts et objectifs.
3. la composition du bureau exécutif ou de tout autre organe exécutif.
4. une copie des statuts et règlements (constitution).
5. la liste la plus récente des membres précisant les différentes catégories de membres et leur répartition par pays et/ou région, par université et par secteur privé/public, le cas échéant.
6. date de la fondation.
7. une description des activités de l’organisation dans les domaines de l’éducation, de la recherche et de l’édition sur le Canada.
8. une copie des programmes du dernier colloque et/ou de la dernière réunion annuelle.
9. le coût de l’adhésion à l’organisation.
10. certification du statut d’organisme à but non lucratif.

Toutes les organisations éligibles doivent :

1. adhérer aux objectifs de la CIEC.
2. comprennent normalement cent (100) membres ou plus, dont 60 % sont des universitaires ou des chercheurs.
3. offrir un programme d’activités comprenant un nombre important d’activités en rapport avec les objectifs de la CIEC.
4. accepter comme membres toute personne intéressée par les études canadiennes, sans autre restriction que celle de posséder les qualifications académiques appropriées.
5. payer une cotisation à la CIEC telle que déterminée par la CIEC.
6. accepter la charte de la CIEC et les procédures d’amendement qui y sont prévues.
7. à compter du 1er juin 1986, toutes les demandes d’adhésion sont soumises à une évaluation.
8. Le montant des cotisations dues par les membres est déterminé par le Conseil exécutif. Des mesures appropriées seront prises en cas de non-paiement des cotisations, y compris l’annulation éventuelle de l’adhésion moyennant une notification écrite préalable adressée à la membre concernée/au membre concerné.
9. Les membres peuvent retirer leur adhésion à la CIEC en soumettant une notification écrite, dûment autorisée, au Conseil exécutif (avec copie au Secrétariat de la CIEC). Les retraits prennent effet à la fin de l’année fiscale.
10. Les membres peuvent être invités à se retirer de la CIEC à condition que la motion appropriée soit soumise 60 jours avant une réunion annuelle et approuvée par une majorité des trois quarts des membres présents à ladite réunion.

Adopté le 6 mai 1986

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RÈGLEMENT #2

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ DES ASSOCIÉS

1. Tout institut, centre de recherche ou autre organisation privée ou publique à but non lucratif peut demander à devenir membre associée/associé de la CIEC. Les candidatures doivent être soumises au Secrétariat de la CIEC.
2. Le Comité exécutif peut recommander l’acceptation ou la non-acceptation de la demande lors de la réunion annuelle du Conseil exécutif. Toutes les candidatures sont évaluées en fonction de leur mérite. Si la candidate/le candidat est basé dans un pays ou une zone multirégionale où il existe déjà une association d’études canadiennes, la présidente/le président ne soumettra la demande d’adhésion au Comité exécutif qu’après avoir demandé et reçu un rapport confidentiel de la présidente/du président de l’association concernée.
3. Les dossiers de demande d’adhésion doivent comprendre les informations suivantes :

1. le nom de l’organisation.
2. buts et objectifs.
3. une copie des statuts et règlements (constitution).
4. la composition du bureau exécutif ou de tout autre organe exécutif.
5. date de la fondation.
6. nombre de membres, chercheurs, étudiants, personnel, etc.
7. une description des activités en rapport avec les études canadiennes et le nombre de personnes concernées.
8. une copie du rapport annuel le plus récent.
9. une indication de l’étendue des ressources financières de l’organisation.
10. certification du statut d’organisme sans but lucratif.

Toutes les organisations éligibles doivent :

1. soutenir les objectifs de la CIEC.
2. offrir un programme d’activités qui comprend un nombre important d’activités d’études canadiennes.
3. payer une cotisation à la CIEC telle que déterminée par la CIEC.
4. accepter la charte de la CIEC et les procédures d’amendement qui y sont prévues.
5. Toutes les décisions de la CIEC concernant l’admissibilité d’une organisation en tant que membre associée/associé sont définitives.
6. Les membres associés peuvent assister aux réunions de la CIEC et prendre part aux discussions ; toutefois, les membres associés n’ont pas le droit de vote.
7. Le montant de la cotisation due par un membre associé est déterminé par le Conseil exécutif. Des mesures appropriées seront prises en cas de non-paiement des cotisations, y compris l’annulation éventuelle du statut de membre associée/associé.
8. Tous les membres associés peuvent retirer leur adhésion à la CIEC en soumettant une notification écrite et dûment autorisée de retrait au directeur exécutif. Les retraits prennent effet à la fin de l’année fiscale.
9. Tous les membres associés peuvent être invités à se retirer à condition que la motion appropriée soit soumise 60 jours avant une réunion annuelle et approuvée par une majorité des trois quarts des membres présents à ladite réunion.

Modifié le 18 mai 1988

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RÈGLEMENT #3

COTISATIONS DES MEMBRES

A) Membres de plein droit :

1. Les cotisations annuelles payables par les membres à part entière sont divisées en deux parties : un montant de base de 3 500$cdn, payable par toutes les associations, en plus d’un paiement per capita inversement proportionnel à la taille de l’association selon la formule suivante :
   • 2,00 $ par personne pour les 100 premiers membres
   • 1,50 $ par personne pour les 200 membres suivants
   • 1,00 $ par personne pour les 200 membres suivants
   • 0,75 $ par personne pour les 500 membres suivants
   • 0,50 $ par personne pour les 500 membres suivants
2. Les associations membres sont facturées à la fin du mois de septembre de chaque année fiscale (avril/mars).
3. Les cotisations des membres doivent être payées en totalité dans les six mois suivant l’émission de la facture.

B) Membres associées/associés :

1. Le montant de la cotisation annuelle payable par les membres associées/associés est de 500 $ CAN.
2. Les membres associées/associés sont facturés à la fin du mois de septembre de l’année fiscale (avril/mars).
3. Les cotisations des membres doivent être payées en totalité dans les six mois suivant l’émission de la facture.
   Adopté le 1er juin 1991 ; modifié le 26 mai 2003

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RÈGLEMENT #4

ESTABLISHMENT OF THE ICCS ENDOWMENT FUND

Proposition de motion :

Attendu que : La CIEC dispose d’un fonds de réserve dont la valeur nominale est estimée à 750 000 dollars ;
Considérant : Ce fonds a été créé en 1987 en tant que réserve pour compenser une éventuelle diminution des revenus de la CIEC ;
Attendu que : L’objectif du CIEC est de promouvoir les études canadiennes ;

Par conséquent, il est résolu que :

1. Les excédents de fonctionnement continueront d’être déposés dans le Fonds de réserve du CIEC avec les intérêts restants après le retrait des montants nécessaires pour financer jusqu’en mai 1998 la thèse/dissertation des étudiants diplômés du CIEC (jusqu’à un maximum de 17 500 $ par an) jusqu’à ce que le Fonds atteigne la valeur nominale d’un million de dollars.
2. Une fois qu’il aura atteint une valeur nominale d’un million de dollars, le Fonds de réserve de la CIEC sera converti en un fonds de dotation appelé : Fonds de dotation du CIEC.
3. Chaque année, un montant du revenu égal au taux d’inflation au Canada cette année-là sera réinvesti dans le Fonds de dotation du CIEC afin d’assurer la valeur réelle du Fonds.
4. Les intérêts annuels restants seront utilisés pour financer des initiatives visant à développer une nouvelle génération de canadianistes, comme déterminé par le Conseil exécutif.

Toute modification des objectifs du Fonds de réserve ou du Fonds de dotation du CIEC ou toute décision qui réduit effectivement la valeur réelle du Fonds de dotation du CIEC est soumise à l’approbation de 75% des délégués présents à une réunion ordinaire du Conseil exécutif.

29 mai 1999